Dynamics AX da soporte a las necesidades globales de gestión del área económico-financiera del Circuit de Catalunya

Catalunya ha tenido siempre una gran tradición con los deportes del motor. Tras el cierre del circuito urbano de la montaña de Montjuich, la ciudad había visto truncada la continuidad de los antiguos circuitos de Gavá y Pedralbes. Fué en 1989 cuando un consorcio formado por la Generalitat de Catalunya, el Real Automóvil Club de Catalunya (RACC) y el Ayuntamiento de Montmeló, inició la construcción del nuevo Circuit de Catalunya. Desde entonces, el Circuit se ha convertido en una de las instalaciones más apreciadas tanto por los equipos del campeonato de Fórmula 1 como por el de Motociclismo, que invariablemente lo incluyen entre los preferidos para tests privados y cuya eficiente organización de pruebas del motor le ha proporcionado repetidos premios al mejor circuito.

Pero el Circuit de Catalunya no gestiona sólo carreras. Su ocupación de 340 días al año es fruto de una estrategia de diversificación y de rentabilización de las instalaciones que ha llevado a la gestora a una facturación anual de más de 40 millones de € con 46 empleados en plantilla. Gestionar 14 carreras anuales, entre ellas un GP de Fórmula 1 y otro del Campeonato del Mundo de Motociclismo, y en paralelo explotar con eficacia el resto de líneas de negocio es una tarea extraordinariamente compleja. La gestión y mantenimiento de las infraestructuras y el alquiler del circuito a equipos y particulares se combinan con la organización de actividades tan dispares como eventos para empresas, actividades para incentivación de empleados, cursos de conducción, rodaje de spots publicitarios, y la gestión de los 15.000 socios con los que el Circuit cuenta en la actualidad.

Y no sólo los bólidos deben correr en Circuit. Durante los fines de semana de Gran Premio, la plantilla de 46 personas se convierte en 3.000 comisarios, 400 personas de seguridad, 250 de servicios, 500 en competición y 150 azafatas, para atender a los 350.000 espectadores que –llegados de todas las partes del mundo- asistieron, por ejemplo, al último GP de Fórmula 1. Eso sin olvidar la venta de entradas, gestión de socios y atención a más de 300 enviados especiales de medios de comunicación..

Manejar estos volúmenes de información dispar requiere herramientas potentes, flexibles y fiables, sin las cuales sería imposible hacer frente a las necesidades de información de las diferentes áreas del Circuit. Por una parte, el área Comercial gestiona socios, publicidad, concesiones y exclusivas y los “Hospitalities” de los diferentes patrocinadores y marcas. El área de Explotación y Operaciones se encarga de la venta de entradas y de los puntos de venta retail, así como del área de incentivos para empresas. Otras áreas son la de Administración y finanzas, Recursos Humanos, Instalaciones y Mantenimiento, Relaciones con la prensa, Organización deportiva y Dirección General.

Tras 15 años de funcionamiento, con un crecimiento continuado del volumen de actividad y la cada vez mayor diversificación de líneas de negocio, Circuit se planteó hace dos años un plan de modernización y mejora de la gestión, que incluía la renovación de sus aplicaciones y sistema de gestión para integrar toda la información de las distintas áreas y aumentar su eficacia y calidad de gestión. Este proyecto se incluía dentro del plan estratégico de crecimiento y diversificación, pues era crítico sustituir el sistema anterior, desarrollado a medida en función de las necesidades que habían ido surgiendo en el tiempo y con múltiples repositorios de difícil integración. Circuit definió un pliego de necesidades en el que se priorizaba, por un lado, la necesidad de una solución ágil, flexible y fácil de utilizar por los usuarios. Esta solución debía, asimismo, disponer de indicadores de negocio y proporcionar visibilidad de la información online como soporte a la toma de decisiones. También debía ser una solución escalable y ser implantada por un proveedor fiable pero que, al mismo tiempo, permitiese que Circuit gestionase la solución de forma independiente. Por último, era necesario que el sistema ERP diese soporte multiidioma, funcionando en catalán pero con soporte al castellano e inglés.

Debido al carácter institucional de Circuit, por la participación e la propiedad del Gobierno Catalán, la selección del ERP se realizó por concurso público al que acudieron los principales proveedores de ERPs presentes en la zona. Tal como comenta Salvador Borràs, Director Financiero de Circuit de Catalunya: “Finalmente fue Microsoft Axapta la solución elegida y Qurius el proveedor seleccionado, básicamente por su aproximación al proyecto, muy centrado en la mejora de procesos de gestión y con aspectos clave como la reducción de costes operativos, las herramientas de Inteligencia de Negocio incorporadas, el uso del CRM propuesto y la integración con servicios de venta de entradas de terceros. La experiencia en la gestión de proyectos complejos y metodología de implantación de Qurius fueron otros aspectos que influyeron decisivamente en la decisión”.

Tras un proyecto de implantación en dos fases y en el que Qurius realizó diversas personalizaciones del estándar, Microsoft Axapta (versión previa del actual Dynamics AX) entró en producción unas semanas antes del Gran Premio de Catalunya de Fórmula 1 de 2006, que debía ser la prueba de fuego de la aplicación. El arranque se realizó con éxito y Dynamics AX respondió perfectamente durante el largo fin de semana de carreras. A toda velocidad y pleno rendimiento. Como se pretendía, la solución ha integrado los diferentes procesos y líneas de negocio de Circuit, utilizando los máximos automatismos posibles y en algunos casos las herramientas de Workflow de Dynamics AX con el fin de minimizar los errores y garantizar un buen funcionamiento continuado de las operaciones.

Socios y venta de entradas

En estos momentos, el Circuit de Catalunya cuenta con un solo repositorio de datos basado en Microsoft SQL, al que acceden los diferentes usuarios en función de su rol y permisos. Esta base de datos incluye la información de los más de 15.000 socios activos, incluyendo sus históricos, diferentes cuotas, ubicación en el circuito y fichas completas a través de las que se realizan análisis para acciones de marketing como gestión de tarifas, promociones y descuentos. El sistema se ha integrado con una plataforma de ticketing externa (Servicaixa) y otras vías de compra externas (RACC, Corte Inglés, agencias) a través de la cual se realiza la venta anticipada a particulares y grupos. Una de las características a resaltar es la actualización en tiempo real entre las operaciones del proveedor de ticketing y el ERP, ya que el dato único y en tiempo real es imprescindible para permitir la interacción en el control de asientos para evitar duplicidades.

Control de Accesos

La aplicación permite un control total de los accesos, tanto para los 15.000 socios como para los 3.000 comisarios presentes en un Gran Premio. Directamente a través de pistolas lectoras de códigos de barras, Microsoft Pocket PC, se valida o impide el acceso, evitando accesos dobles o de socios con cuotas no atendidas, así como las horas de entrada y salida de las personas.

Gestión general del Circuit

Dynamics AX da soporte a las necesidades globales de gestión del área económico-financiera del circuito, desde el Control de Gestión a la facturación, tesorería, control de impagados, contabilidad, activos fijos, control presupuestario, seguimiento de inversiones, compras, etc.

SAT

El mantenimiento y servicio técnico es primordial para numerosas actividades dentro del circuito, aparte de las obvias relativas a competiciones y mantenimiento preventivo y reactivo de las instalaciones. El servicio técnico interviene en alquileres de pista, de instalaciones, cursos, eventos, etc. con el fin de proporcionar personal y recursos necesarios para cada actividad. A través de mecanismos de flujos de trabajo (Workflow) se asegura el servicio siguiendo las correspondientes autorizaciones y asignándolo a los recursos internos o relacionados con contrataciones externas para garantizar su cobertura.

Bussiness Intelligence y Gestión documental

Uno de los puntos más destacables del proyecto son las herramientas de Inteligencia de Negocio integradas en el ERP. A través de Executive Viewer, el visualizador de cubos OLAP de Applix, y las propias herramientas de analítica y reporting de Microsoft Dynamics, se ve extremadamente potenciada la capacidad para analizar en línea la información. Esto comprende desde una visualización gráfica de la ocupación de asientos a todo tipo de análisis e informes contables, de tesorería, socios… Igualmente, el circuito cuenta ahora con un sistema de gestión documental, a través del cual queda registrado todo el flujo de información, asociando cada documento a su origen o destinatario, incluyendo los sistemas de seguridad pertinentes. En suma, Circuit de Catalunya ha dado un importante salto en cuanto al uso de herramientas de gestión, siendo en estos momentos más capaz de responder a las demandas de sus clientes, con procesos más eficaces y controlados y con una capacidad de crecimiento de negocio ampliada, con nuevos proyectos para sus sistemas entre los que se encuentran la migración a la nueva versión de Dynamics AX aparecida a fines del 2006.

Para más información, no dude en contactar con Qurius en info.es@qurius.com o en el Telf. 902 14 14 14