Covirán implanta Microsoft Dynamics CRM y la nueva versión de Microsoft Dynamics AX para mejorar sus procesos de gestión

COVIRÁN inicia en 2008 un nuevo plan estratégico con el objetivo de de modernizar la compañía, profesionalizar la gestión de la empresa y orientarse plenamente al consumidor final. Para dar respuesta a la nueva estrategia, el área TIC`s de la organización, planteó la renovación de la plataforma tecnológica, con herramientas de última generación entre las que se incluyó la migración a la versión 4.0 de Microsoft Dynamics AX, el despliegue de Microsoft Dynamics CRM 4.0 y Portal Corporativo MOSS 2007.

Fruto de este nuevo plan estratégico, Coviran ha sido premiada en abril de 2010 por la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa de la Junta de Andalucía como la Mejor Iniciativa a la Modernización Empresarial, dentro de los Premios Andalucía Sociedad de la Información

Situación
Cuando Luis Osuna se incorporó a la Dirección General de la Cooperativa en el año 2008, se desarrolla un nuevo plan estratégico 2008-2010 con los objetivos de modernizar la organización, profesionalizar la gestión y alcanzar la orientación plena al consumidor final.

Para conseguirlos, se plantearon los siguientes ejes de actuación:

• Crecimiento, para liderar el mercado nacional de las empresas detallistas de alimentación.
• Cambio en la relación con sus asociados, pasando de ser un suministrador de productos, a un centro de prestación de servicios, incluyendo servicios para el cliente final.
• Desarrollo del capital humano.
• Fuerte iniciativa y apoyo en las TIC´s como palanca de la modernización.

Para dar respuesta a las necesidades estratégicas de la compañía, se desarrolla el “e Plan TIC´s 2008-2010”, cuyo papel resulta clave como facilitador y canalizador de los procesos de innovación que van a requerir las diferentes áreas de la organización. “Se trata de dotar a COVIRAN S.C.A. de una Plataforma Tecnológica compuesta de Hardware, Software y Comunicaciones con herramientas de última generación que cubren un ámbito de aplicación muy amplio compuesto por nuestra oficinas centrales, 24 plataformas logísticas, 2100 socios y 2500 puntos de venta y el resto de empresas del Grupo (viajes, seguros y gasolineras), prestando unos servicios tecnológicos de alto rendimiento y valor añadido que cubren todas las necesidades en un mercado tan exigente, complejo y dinámico como es el del sector retail”, explica Roberto Zarzuelo, Director de Informática y Comunicaciones de COVIRAN.

Solución

La Plataforma Tecnológica que se implantó en la compañía, con la colaboración de Qurius, se compone de los siguientes elementos:

1. Hardware: servidores Wintel de última generación, alguno de ellos con tecnología Itanium 64 Bits y situados en 2 CPD´s replicados.

2. Software: bases de datos SQL Server 64 bits y aplicaciones para los diferentes entornos:

2.1. Transaccional: Microsoft Dynamics AX 4.0. para ERP.
2.2. Software de Gestión en el Punto de Venta (desarrollo propio).
2.3. Analítico: Microsoft Dynamics CRM 4.0.
2.4. Web: Microsoft Office Sharepoint.

3. Comunicaciones: redes de datos MPLS y fibra para soportar las necesidades operativas en networking, redes LAN, WAN y WIFI.

Según Roberto Zarzuelo, “la plataforma soporta continuidad de negocio y cumple las más exigentes normas de calidad y auditoría, como: recuperación ante desastres, alta disponibilidad y muy buenos indicadores en tiempos de recuperación de datos y servicios, con un excelente rendimiento en los procesos core de negocio diarios más importantes”.

Los objetivos de la misma eran dar soporte a la estrategia de servicio a los socios y su cliente final, a comercial y proveedores,

La construcción de la plataforma se ha realizado en cuatro fases:

1. Sistemas. La base para poder desplegar todo lo demás. Se realizó la migración a SQL Server 2005 64B y a Windows 2003 Enterprise Edition, además del despliegue del Directorio Activo.

2. Comunicaciones y Redes. Además del despliegue de las redes de datos y la actualización de todo el sistema de comunicaciones, realizaron un pequeño proyecto de e-mobile con Microsoft para los empleados que trabajan en movilidad, con acceso a su correo a través de la PDA y el móvil.

3. Entorno Transaccional:

3.1. ERP: migración a la versión 4.0 de Microsoft Dynamics AX.
3.2. SCM: reingeniería de la Cadena de Suministro. Implantación Módulos MRP y Transporte.
3.3. Radio Frecuencia: adaptación de módulos de logística e implantación en todas la plataformas.

“Decidimos apostar por el módulo interno de Logistics Execution System de Microsoft Dynamics AX en lugar de implantar WMS (Warehouse Management System) externos, aunque los expertos consideran a priori arriesgada una decisión de esta envergadura. Sin embargo fue una decisión acertada”, afirma Roberto Zarzuelo.

3.4. Laboratorio RFID.
3.5. Software de Gestión en el Punto de Venta. Desarrollo de Coviges, solución propietaria de Coviran.

4. Entorno WEB. Implantación de Microsoft Office SharePoint MOSS2007 para el desarrollo de los portales de socios y empleados y la Web Pública.

5. Entorno Business Intelligence:

5.1. CRM: implantación de Microsoft Dynamics CRM 4.0.
5.2. SRM: adaptación de funcionalidades en proveedores.
5.3. Programa de fidelización: micromarketing y segmentación por comportamiento de compra, con implantación de dos Datamarts con información analítica de las tarjetas y ventas.

Tienen en curso un proyecto de unificar su información en un Datawarehouse Corporativo que sirva como base de construcción de un cuadro de Indicadores corporativos y departamentales que velen por el cumplimiento de la dirección marcada para la compañía. En este punto se está adoptando tecnología de la Plataforma Business Intelligence de Microsoft.

“Para nosotros es crítico el sistema de logística, es nuestro core de negocio, si no funciona la empresa se ralentiza. Y todo ello lo soporta nuestro ERP basado en Microsoft Dynamics AX. Probablemente somos una de las compañías de retail con mayor nivel de desarrollo de Microsoft Dynamics AX de Europa”, declara Zarzuelo. “La calidad de los productos, especialmente en Microsoft Dynamics CRM 4.0 y MOSS 2007 fueron determinantes en la decisión. También influyó el Coste Total de Propiedad (TCO) y que es importante trabajar con herramientas estándar, que redundan en fácil aprendizaje y mejora de los recursos tanto a nivel de desarrollo como de usuario final”, añade.

Todos los beneficios conseguidos no hubieran sido posibles, según Roberto Zarzuelo, “sin el enfoque estratégico y liderazgo adoptado por la Dirección General, que ha fortalecido a todo el Grupo de Empresas COVIRÁN y a su vez a las TIC´s, que son un facilitador clave en la creación y mantenimiento de un Sistema de Información que es base, reflejo y soporte de los procesos de negocio”.

El Área TICs de COVIRÁN, compuesta por 25 personas, se apoya en empresas externas como Qurius y Microsoft en la gestión de toda la plataforma.

Beneficios
Respecto al sistema anterior, el cambio supuso, según indican desde COVIRAN, abandonar un sistema propietario y descentralizado, con datos redundantes, baja eficiencia de sistemas y gestión de rendimiento deficitaria.

Algunos de los beneficios prácticos con los nuevos sistemas serían:

1. Flexibilidad y escalibilidad.
2. Eficiencia recursos vs. Productividad
3. Centralización, integración de datos, automatización de procesos, mejora en productividad, un 15% de mejora en el entorno ERP y un 100% para CRM y Web, y rendimiento, más de un 40% en ERP.
4. Mejora en la atención al socio.
5. Un ROI muy alto y en muy poco tiempo:
6. Sistemas: drástica reducción de tiempos de recuperación de datos y servicios.
7. Transaccional: 250 usuarios concurrentes, 5000 pedidos/día, 24 plataformas conectadas al ERP, con excelente tiempo de respuesta, para transacciones de inventario (250.000/día) y financieras (50.000/día).
8. Analítico: CRM que atiende a 2000 socios, con visión de 360º, tiempos de respuesta y solución de incidencias muy cortos. Al mismo tiempo, la funcionalidad SRM de Microsoft Dynamics CRM permite la mejora de las relaciones con los proveedores.

Programa de Fidelización.
Microsoft Dynamics CRM y la nueva versión de Microsoft Dynamics AX implantada, posibilitan poner en marcha el programa de fidelización, que está en fase de despliegue y comenzando a dar sus primeros pasos.

Se aprovecha la incorporación y actualización del ERP para realizar un re-ingeniería de la cadena de suministro y mejorar los procesos de aprovisionamiento, preparación, facturación y contabilidad entre muchos otros.

Se implanta el módulo de MRP y de Gestión de Transporte que optimiza la topología y eficiencia de la red logística compuesta por 24 Plataformas todas equipadas con sistemas de Radio Frecuencia. En este contexto se realizó un laboratorio con tecnología RFID.

La herramienta de los Portales Corporativos de Coviran, MOSS 2007 les ha aportado una mayor conectividad y productividad con socios, empleados, proveedores y clientes.

Según palabras del Director General de COVIRÁN, Luis de Osuna, desde 2008, el plan estratégico de la compañía fija como hitos la modernización de nuestros puntos de venta y la integración de las tecnologías en los supermercados. El objetivo es dar respuesta a un consumidor que cada día demanda una información más completa de los productos y a la vez, dispone de menos tiempo para hacer la compra. La apuesta de Covirán por las TIC`s permite hacer de nuestras tiendas, lugares donde el cliente vive experiencias de compras positivas”.

De cara al futuro, COVIRAN se plantea una serie de proyectos de I+D+i como virtualización en Sistemas, VozIP en Comunicaciones, y la participación en proyectos internacionales con sus Partners tales como Technical Adoption Program y Customer Advisor Board Retail.

Tienen pensados los siguientes pasos de cara a un próximo e-plan:

1. Migración a SQL Server 2008.
2. Migración a Microsoft Dynamics AX Retail 6.0.
3. CRM: Business Intelligence, Modelos Predictivos y Business Knowledge
4. Web: venta por Internet. Marketplace.

Para más información, no dude en contactar con Qurius en info.es@qurius.com o en el Telf. 902 14 14 14